Das OLG München hat mit Beschluss vom 25.04.2024 (Az.: 34 Wx 90/24 e) auf die Notwendigkeit hingewiesen, bei der Erstellung der Gesellschafterliste gemäß §§ 16, 40 GmbHG Sorgfalt walten zu lassen.

Im entschiedenen Fall wurde nach der Übertragung und Abtretung eines Geschäftsanteils eine notariell bescheinigte Gesellschafterliste zum Handelsregister aufgenommen, die nicht nur den Wohnort des Gesellschafters, sondern – gesetzlich nicht erforderlich (!) – die Postleitzahl, den Ortsteil, die Straße und die Hausnummer des Gesellschafters auswies. Erst neun Jahre später beantragte der betroffene Gesellschafter mit anwaltlichem Schreiben die Löschung der vorgenannten personenbezogenen Daten unter Berufung auf Art. 17 DSGVO.

Das Registergericht lehnte jedoch eine Löschung dieser Daten sowie den Austausch der Gesellschafterliste ab. Auch die gegen diese Entscheidung erhobene Beschwerde des Gesellschafters zum Oberlandesgericht München wurde abgewiesen. Das Oberlandesgericht München war der Auffassung, dass Art. 17 Abs. 1 DSGVO keine Anspruchsgrundlage für die Löschung bzw. den Austausch der Gesellschafterliste darstelle, weil gemäß Abs. 3 Buchstabe b dieser Norm insoweit eine Ausnahme greife, dass das Registerwesen aufgrund der fortdauernden Transparenz- und Beweisfunktion vom Anwendungsbereich der DSGVO ausgenommen sei. Die Beibehaltung sämtlicher Gesellschafterlisten und die Verarbeitung der bei der Einreichung der Listen übermittelten Daten sei für die Wahrnehmung der Aufgabe des Handelsregisters zwingend erforderlich.

Aus unserer Sicht sind dabei zwei Dinge zu beachten: Zum einen sollte in der Tat der Inhalt einer Gesellschafterliste, die zum Handelsregister eingereicht wird, sorgfältig erstellt und überprüft werden. Der Inhalt sollte nur auf diejenigen Informationen und Daten beschränkt sein, die nach dem Gesetz (§ 40 Abs. 1 GmbHG) zwingend in die Gesellschafterliste aufzunehmen sind.

Zum anderen ist die Entscheidung des Oberlandesgerichts München jedoch materiell-rechtlich zu hinterfragen: Denn an der Transparenz- und Beweisfunktion der Gesellschafterliste, wie sie in § 16, 40 GmbHG normiert ist, können bereits von vornherein nur diejenigen Informationen und Daten teilhaben, denen der Gesetzgeber eben diese Funktion zugeschrieben hat. Nach § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG ist dies neben dem Vornamen, dem Namen und dem Geburtsdatum eines Gesellschafters als natürliche Person lediglich sein Wohnort; weitere Angaben, wie etwa die Postleitzahl, der Ortsteil, die Straße und die Hausnummer des Gesellschafters sind in § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG nicht genannt. Diese Angaben können daher bereits nicht vom am Schutzzweck dieser Norm (Transparenz-/Beweisfunktion) teilhaben. Daher bietet unseres Erachtens die Norm des Art. 17 Abs. 1 DSGVO eine hinreichende Rechtsgrundlage für die Löschung der genannten Daten.

Info bei Dr. Stefan Simon

TEL +49 89 678 006 146
MAIL stefan.simon@spitzweg.com